QKC20141205：來新陽 - QKC 知識文件系統架構與管理

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品質學會品質知識社群(QKC)研討會
專題：QKC 知識文件系統架構與管理
時間：2014年12月05日(星期五) 19:00 - 21:00
地點：品質學會九樓教室
主講：來新陽會友（中國電子另件認證委員會資深顧問）、彭鴻霖會友（REDI 志工）
主持：林公孚會友（QKC 執行秘書）

參加 QKC 研討會名單（簽到序）：
官生平、石玉立、彭鴻霖、陳燕坦、賴子歆、朱慧德、林文芳、林正國、來新陽、孫成宏、張有成、林公孚、魏麗碧、洪世澤 。（請假：徐旺鴻、李偉劍、陳國團、周芳蘭、任克之、楊錫珪）

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一、QKC 知識文件系統架構摘要 （官會長報告）
1. 前言為實踐〈QKC 發展路線圖 (2014 ~ 2023)〉中與知識文件有關的短、中期計畫項目，特以 QKC 知識文件系統架構（以下簡稱本系統架構）為設計藍圖，將 QKC 成員所編製的各類知識文件，有系統地予以確認、創造、取得、掌握、使用、分享、儲存及傳播，進行積極及有效的管理。以無紙化的電子書模式，建置於 QKC 既有的雲端運算知識管理系統 (http://www.kmcloud.org/)，透過 QKC 知識文件管制中心的運作，使之 QKC 的大德大賢所積累的知識寶藏，能永續傳承於後學後進，進而激勵 QKC 成員創新符合普世價值的知識文件，持續逐年發展成華人世界同道的公共知識財，以此永續經營 QKC 的業務模式。

QKC 短期計畫 (2014 ~ 2015)：業務模式形成期
  (1) 標準化 QKC 內部文件、教材講義、及簡報投影片製作
  (2) 具體化 QKC 知識網站服務內容

QKC 中期計畫 (2016 ~ 2018)：制度規範建立期
  (1) 成立 QKC 知識文件管制中心
  (2) 具體化 QKC 知識管理網站營運模式
  (3) 正式出版 QKC 卓越系列教材講義

透過 QKC 知識文件系統積極及有效的管理，將各類知識文件有系統地予以確認、創造、取得、掌握、使用、分享、儲存及傳播。

2. QKC 知識文件系統架構
2.1 QKC 知識文件階層
本系統架構的設計比照 ISO 文件架構，將各類知識文件分成為手冊 (manual)、管理程序書 (procedure)、作業指導書 (work instruction)、知識文件 (knowledge document)。

2.2 知識文件編碼原則
採用四段式編碼原則：
QKC-文件階層-類別-流水號

案例：

• QKC-M-0-01, QKC 知識文件系統架構，官生平
• QKC-M-1-01, 兩岸共同協力推動「NTQM」，王治翰
• QKC-W-2-01, QKC 知識文件 Word 排版標準及編輯技巧，官生平
• QKC-Z-A-01, 基本統計分析，官生平
  

QKC 知識文件包括：內部文件、教材講義及投影片。
QKC 知識文件管理系統文件分為管理手冊 (manual)、程序書 (procedure)、作業指導書 (instruction)、紀錄 (record)。
QKC 知識文件包括：論文 (paper)、技術報告 (technical reports)

文件類別	代碼	定義	說明
管理手冊	M	為最高階文件，其內容除了本系統架構外， 並說明 QKC 中心思想、QKC 願景、價值觀、目標、策略， QKC 發展線路圖，QKC 業務模式，以及知識文件管理。	M1: 中心思想 M2: 願景、價值觀、目標、策略 M3: 發展路線圖 M4: 業務模式 M5: 知識文件管理
管理程序書	P	QKC 業務流程：由誰做何事何時作 (who, what, when)， 如企劃書、計畫書。	P1: 專案企劃書、計畫書 P2: 專案檢討報告 P3: 研討會作業程序 P4: 講師顧問團作業程序
作業指導書	W	QKC 作業指導書：如何作 (how to do)， 如知識文件 Word 排版標準及編輯技巧。	W1: 雲端知識文件系統使用手冊 W2: 知識文件排版標準
知識文件	Z	QKC 活動記錄、表單及正式知識文件成果皆屬之， 如專案報告、會議記錄、網站文章、教材講義、書籍， 及月刊、研討會、期刊論文。	Z1: 基礎知識及手法 Z2: 成套技術及方法論 Z3: 專業領域知識 Z4: 創新專業知識 Z5: 經營階層管理 Z6: 會議記錄 ZA: 外部參考文件

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二、討論：
管理系統文件，參考 ISO 相關作法分為 4 個層次：
第 1 階文件（最高階）包括：政策、目標、策略、指令(directives)
第 2 階文件為程序書 (procedures)
第 3 皆文件為指導書 (instructions)
第 4 階文件為記錄 (records)

專案及專業文件類別：

• 計畫書 (plans)
• 程序書 (procedures)
• 表列清單 (listings)
  

美軍文件類別：

• 標準 (standards)：MIL-STD-105、MIL-STD-810
• 規範 (specification)：MIL-M-38510、MIL-Q-9858、MIL-PRF-38535、MIL-DTL-31000
• 手冊 (handbook)：MIL-HDBK-108、MIL-HDBK-217
• 資料品項說明(data item description)：DI-HFAC-81390、DI-QCIC-80107
  

便覽 (manual) 與手冊 (handbook)，是同一類、還是有不同屬性？

標準 (standard) 與規範 (specification)，是不同的文件：
Nippon Kōgyō Kikaku = Japanese Industrial Standard (JIS) ，早期稱為「日本工業規格」、現在多稱「日本工業標準」。

工作產品 (work product)、交付文件 (data deliverable)、資料集 (data package)報告 (report)：研究報告 (research report, RR)、技術報告 (technical report, TR)、工作報告 (work report, WR)

記錄 (record)、會議紀錄 (meeting minutes)、檢驗紀錄。

論文 (paper)：學報或期刊論文 (journal paper)、研討會論文 (conference paper)；品質月刊屬於期刊！


參考資料：
ISO 9000:2005 (= CNS 12680:2008)3.7.2 文件 (document)
資訊及其承載媒體。
範例：記錄 (record)、規格書 (specification)、程序文件 (procedure document)、圖面 (drawing)、報告 (report)、標準 (standard)。
備考 1：媒體可以是紙本、磁性媒體、電子或光學計算機磁片、照片或主體樣本、或上述組合。
備考 2：一組文件，例如規格書與記錄的彙整，常被稱為文件化 (documentation)
備考 3：一些與所有文件形式有關之參考（例如具易讀的要求），但有可能對規格（例如需要修訂版管制的要求）與記錄（例如可調閱的要求）可有不同之要求。


ISO 9000:2000
3.7.2 文件 (document)

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文件化或文檔 (documentation) → 程序書 (procedures) + 記錄 (records) → 文件化資訊 (documented information)
程序書為需要維護 (maintain) 的文件化資訊、紀錄為需要保存 (retain) 的文件化資訊。

文件要求 = 格式 (format) + 內容 (contents) + 內涵 (context) + 媒體 (media)

格式包括：識別與說明（名稱、日期、作者、引用資料）、語言、軟體版本、圖表、 ... 。
媒體包括：紙本 (paper)、電子檔 (electronic)、網路 (website) 資訊。
電子檔與網路資訊的差別，在於是否可以獨立呈現與後續運用。電子檔可以下載存檔單獨閱讀或保存、網路資訊只能在線上瀏覽。


文件基本資料（位於每一頁的頁首）：

• 文件編號
• 文件名稱
• 文件版別 (例如：0302 或 2014)
• 最新版日期 (例如：2014-12-05)
• 頁碼／總頁數 (例如：第 3 頁 共 75 頁 或 3 of 75 )
• 最新列印日期 (例如：2014-12-07)
• 組織識別標誌 (CSQ, QKC)
  

文件編號原則：

• 三段式編碼，組織代碼 - 文件類別代碼 - 流水號碼
• 組織代碼，採 CSQ, CSQ/QKC, QKC 三種格式，
• 流水號碼，一般通用的記事性文件以 5 碼（最大容量 99,999 本）為原則；若是具有時效的記年性文件，則加上前置年度 4 碼  + 流水 4 碼，共 8 碼。（估計每年 9,999 本、累積 10 年最大容量共 99,000本）。
  

文件類別代碼：

• 規章辦法：MS (management systems), SRD (statutory, regulatory, directive)、 ...
• 管理文件：MSR (I 階要求)、MSP (II 階程序書)、MSI (III階指導書)、 ...
• 程序書：PROC、P、 ...
• 指導書：INST、WI、I、 ...
• 標準：STD、ST、SD、 ...
• 報告：RPT、TR、WR、RR、 ...
• 簡報：VG (View Graph)
• 手冊：HDBK (handbook)、HD、 ...
• 便覽：MNL (manual)、
• 表單：FM (form)
  

文件編號應用說明：

• 管理文件 → QKC 特有資訊，組織代碼為 QKC，文件類別一階為MSR、二階文件類別代碼為MSP、三階文件類別代碼為MSI，管理文件屬於記事性資訊，流水代碼採 5 碼方式，其編號方式為：QKC-MSR-00000、QKC-MSP-00000、QKC-MSI-00000
• 標準 → 具有公信力與通用性的資訊、依照標準化原則建立的文件，宜採用嚴謹的文件格式，組織代碼以學會 (CSQ) 為主；文件類別代碼為 STD，標準屬記事性資訊，流水碼採一般國際標準慣例的 5 碼為原則，版本參考 ISO 國際標準以附加 4 碼年份表示，編號方式例如：CSQ-STD-00000:YYYY
• 報告 → 強調 QKC 組織技術自主性的文件，包括：研究報告、技術報告、研究報告等，採用標準文件格式。組織代碼依照資訊性質，分為CSQ/QKC 與 QKC 兩類，文件類別代碼可採 TR，亦可依照性質採用更細的分類，報告屬計年性資訊，可採用兩種標號方式，例如：CSQ/QKC-TR-YYYY-0000，或 QKC-TR-YYYY-0000
• 論文 → 使用一般慣用論文格式，配合投稿單位之規定為主，QKC 自行收集存檔，組織代碼為 QKC，論文多屬記年性資訊，流水採 4 碼年度碼 + 4 碼流水碼，其編號方式可採無文件類別，例如：QKC-2014-0000
• 簡報 → 使用微軟 PowerPoint 檔案格式，每頁加註基本資料，標示日期、主題、頁碼。首頁加註QKC 標誌、主題、報告人、日期、文件編號，簡報屬紀年性資訊，其編號方式可為：QKC-VG-2014-0000。
• 版本 → 記事性資訊，採 ed + iss 四碼，ed 大改版、iss小改版，0000 = ed 00 iss 00，0103 = ed 01 iss 03；記年性文件參考 ISO 國際標準慣例，以 4 碼年度作為版本碼，例如：2014、2015。有關版本詳細原則，可規定在（文件）變更控制程序書。
  

文件版面（紙張）大小以 A4 直式為原則，上天、下地、左、右邊距各為 25 mm (約為 1 吋)，以方便必要時裝訂所需之空間，本文區寬度約為 160 mm。簡報資訊版面大小，則以A4橫式為主。


文件章節架構：

• 封面
• 前言(核可頁)
• 簡介(變更頁)
• 1. 目的(purpose)
• 2. 範圍或適用範圍(scope)
• 3. 引用文件
• 4. (本文)
• ...
• 附錄
• 文獻書目
  

文件章節架構

• 封面
• 摘要（前言、簡介）
• 1. 目的與範圍
• 1.1 目的
• 1.2 範圍
• 1.3 ...
• 2. 相關文件
• 2.1 引用文件
• 2.2 參考文件
• 3. 名詞定義
• 4. (本文)
• ...
• 附錄
• 文獻書目
  

本文內容慣用文字：

• 大小寫，中英文、縮寫字、阿拉伯數字、 ...
• 標點符號、數學符號、數學公式、 ...
• 標題、章節編號、圖表標題、標誌、 ...
• 封面、目錄、變更頁、摘要、 ...
• 文件內建資料(後設資料、詮釋資料) (metadata)、頁首、頁尾、 ...
• 字體大小、行距、間距、表文縮格、清單、條款、 ...
• shall = 必須、should = 應該、may = 得、 ...
• ...
  

電子檔使用軟體：

• 一般文件原始檔採用 Microsoft Word .doc 或 .docx 格式。
• 簡報文件採用 Microsoft Powerpoint .ppt 或 .pptx 格式，
• 圖檔原則上採用 .png 或 .jpg 格式。
• 所有可供下載或複製的檔案以 .pdf 格式為主。
  

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林公：
學習平台，
一句話、800 到 2000 字，磨練文字。共筆大家出意見，修飾改正，提供稿件給林公，不要寫故事性的內容。技術性，可操作，可衡量，好的手冊。否則用處不大，平台有共識學此本領。
上台表達，抓點參考TED，抓住重點，發言每個人都有機會，發言前組織觀念的表達。練就長話短說的本領。
平台的功能。

官會長：
十年林公活動的延續，借此做彙整，延續未來發展。
過去十年 QKC 的發展與展望，飲水思源。
今年使用 Task Force 年度規劃與控管。QKC 發展路線圖，講師顧問團群組化，明年重要工作項目。
有產出的工作小組，知識文件，類別、如何產生，放置在雲端，已完成使用手冊。
建立活化機制。
十幾年前盧理事長將 QCRG 正名化，林公品質發展史中有介紹，利用資訊科技擴大化。
2004 ~ 2011 期間，延續七年發展，張會友、來會友全程參與。
斷掉重來有困難
2011 ~ 2013 年發展雲端，在臉書看到訊息，加入 QKC 或許有作用，雲端如何與 QKC 結合運用。
各項平台的建立與運作。
談願景、價值觀、目標、策略
建立共同學習及解決問題的平台。
第三波：2013 ~ 每個月兩次，除一次開天窗之外，從無間斷。
延續性非常重要，每個月兩次持續兩年。
每年建立 task force，規劃工作內容，所有活動可到 KMCloud 查閱。
QKC 發展路線圖十年規劃，減半達成，生命有限、工作無限。
講顧團群組化，idea 源自公孚兄，文件標準化，網站內容具體化，廣告收入。
知識網站營運模式，大家有責任分工，成果放在雲端平台。紙本存放的困擾。
群組化，每個群組都有任務，課程規劃與實施。發展路線圖為有時間刻痕的 PDCA，分成各組。
陳燕坦：QC 七手法、5S 活動、新 QC 七手法
ISO/TS 16949 五大核心技法分工，六標準差，QMAIC、DFSS、TRIZ，
ISO MSS 定義展開
創新專業，洪世澤，雲端知識管理系統，大數據
交至文管中心，網站可放千本，目前已有 666 份。
知識文件系統架構，
知識文件是成果，KMCloud 示範，帳號、密碼設定，
系統分析與設計
QKC 這個虛擬實境的品質知識社群，其來有自，經由前輩無怨無悔的持續經營，現今QKC已有既定的路線，
Software as a Service (SaaS) :
Platform as a Service (PaaS):
Infrastructure as Service (IaaS):
QKC 發展路線圖 (2014 ~ 2023)
品質月刊向會友和品質同道報告
QKC 年度 Task Force
持續規劃檢討，
各群組回去想想，12 月 19 日提出。PAS 99 System Manual，ISO 取消 Manual
系統總綱，system summary
documented information = 主要著重在 information 而不是在 document，系統一定要能夠可操作性、可管理性，操作規矩如何操作，系統過程確定後，如何運作營運，程序書 + 作業指導書，需要 Knowledge = collecting of information。
SaaS 是 Knowledge 包括內化與外引部分，
名稱必也正名乎

來會友：
QKC 知識文件系統架構及管理 refer ISO 文件管理
doc → di (documented information)
資訊掛帥，ISO 文章多，
傳承與變革創新，跟上時代，
雲端成套，內容類似，
ISO 9001:2015 架構
DI for operating (doc → procedures)Evidence (records)
PAS 99:2012Scope of MS
Policies and Objectives
System Manual
DI
Procedures (合併 procedures and work instructions), Effective planning and operation control
maintain procedures
DI
  records
  retain records

QKC 知識文件系統架構及管理 ⇒ QKC 系統文件化資訊與知識照 ISO 說法與作法，不要挶限於系統架構，
傳承，創新發展，變革更新，創造時代，
每一分組，把所有課程脈絡系統化說出來，elements 之間的相關性，天下文章一大抄，找出適用的對象。
架構建議
1. 系統總綱/系統手冊 (system summary/system manual)
2. 營運文件化資訊/知識 (operation DI/ Knowledge)
3. 證據

管理
制定與更新
鑑別與說明(如標題、日期、作者、參考號碼)
格式(如：語言、軟體版本、圖表)與媒介(如紙版、電子版)，格式不拘，不講究格式與形式。
審查與批准，確保適用性與適切性

文件化資訊管制
確保：
應採措施：分發、存取、調閱與使用；儲存與保存、含保持清晰；變更管制(如版本管制)；保存期間與處置

definitions:
3.50 Information
3.11 Documented information:
3.53 Knowledge: available collecton of information being a justified belief and having a high certainly to be true.  

標準化的定義，同中有異，異中求同，Annex SL 要求，TC 或 SC 都要遵守，應該允許開放空間，依照行業別、專業與產業不同而定，並且允許國與地域不同有所偏異。
There are total 26 DIs and 9 document DIs and 17 evidence DIs in ISO 9001:2015.

社群建立關係，身邊的人建立關係。


林會友：
審核非常重要，產品要經得起考驗，經驗談重要的東西請人斧正。

來會友：
林公作品都給女兒先過目，表示意見。

官會友：
各位所報告原則原理通通參考提出新的版本，一面訂一面作，很快可累積產生文件。學會書有電子檔，替學會做電子檔保存。
12月14日(週日)，王晃三會友在長庚養生村主日佈道，另類演講，主題加談品格，09:30 ~ 10:50。